Инструкция По Архивации Документов
- Кадровым отделам и служащим. Архивация документов длительного хранения по заработной.
- Приложение 2. К Инструкции по подготовке и передаче документов в архив (утв.
- Организация хранения документов – это целенаправленная система мер, основная задача которой заключается в рациональном размещении.
Почему необходимо организовывать архивное хранение документов? Содержание. Законодательная база Порядок, согласно которому хранят документы, регламентируется такими документами, как:. Закон «об архивном деле», который действует, начиная с 2004 года;. Правила, которые были одобрены Росархивом, начиная с 2002 года;.
Как правильно архивировать документы в небольшой фирме? Пять правил грамотного архивариуса. Архивной обработкой документов называют самый последний этап работы с документацией в делопроизводстве. Этот этап включает в себя несколько важный мероприятий, в ряду которых экспертиза ценности документов, их последующая сортировка, формирование пачек их отобранных экземпляров, шнуровка, нумерация и составление описей. Чтобы грамотно проводить архивирование документов в небольшой фирме, нужно придерживаться нескольких важных правил. Разделяем всю документацию на три больших блока: О.
Приказ №558 относительно архивных документов, который был одобрен в 2010 году;. Приказ №105, который одобрен Министерством финансов. Организация архивного хранения документов Архивное хранение документов предусматривает сохранение государственных, любых бухгалтерских документов и т.п. Для того чтобы предприниматель мог определить, какой период хранить тот или иной документ, ему нужно зайти на бесплатный сервис «Архивист Онлайн». Данный сервис осуществляет поиск документов по трем основным параметрам. Помимо этого хранить документы следует не только в бумажном виде, но и в электронном.
Обычно практически всех документы стараются сохранять на протяжении 5 лет. Однако существуют такие документы, которые не подлежат уничтожению. К примеру, документы, в которых указана информация о работниках, которые работали на предприятии, в организации и т.д. Также существуют бухгалтерские документы, срок хранения которых превышает 10 лет. В том случае, если было принято решение ликвидировать предприятие, тогда предприниматель должен все свои документы передать в государственный или муниципальный архив. Без данного действия ликвидировать предприятие не удастся, так как акт никто не подпишет.
Пока предприятие будет работать, никто не может у предпринимателя отнять документы. Но, если предприятие распадается, государство должно обеспечить сохранность всех документов. В каком здании можно организовать архив?
Прежде всего, размещать архив нельзя в деревянных либо в ветхих зданиях. Помимо этого в здании не должно быть сыро, а также в нем должно отсутствовать печное отопление, которое может привести к пожару. Такое помещение должно быть изолированно от других. Запрещено размещать архив в здании общественного питания.
Также нельзя хранить предметы, которые могут привести к возгоранию. Когда выбирают помещение, в котором планируют хранить архив документов, следует учитывать то, что они могут подразделяться на:. Помещение, в котором будут хранить временные документы;. Помещение, в котором будут хранить документы, которые постоянно нуждаются в использовании;. Архивохранилище;.
Специальные отведенные комнаты для тех работников, которым приходится работать с архивом документов. Какие функции архиваруса существуют?
Архивная обработка дел (прошивка документов) Архивная обработка дел – это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве, который включает в себя: экспертизу ценности документов, сортировку документов, формирование пачек, шнуровку, нумерацию и составление описи дел. Документы по срокам хранения подразделяются на оперативные, длительного и постоянного хранения.
Перед тем как попасть в архив документы в течение двух лет хранятся в структурных подразделениях для справочной работы. Затем документы, предназначенные для хранения, направляются в архив или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены такие функции. Полное оформление дела включает в себя: -сквозную нумерацию листов; -составление описи документов; -переплет или подшивку (шнуровку); -составление заверительной надписи. СКВОЗНАЯ НУМЕРАЦИЯ ЛИСТОВ Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи.
Нумеруют не каждую страницу, а только лист в правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитовым карандашом ставится номер листа по порядку, начиная с первого разворота папки. При этом документы подшиваются в хронологическом порядке таким образом чтобы более старые документы находились вначале, а более новые в конце подшивки. Листы большего формата, подшитые за один край нумеруют в развернутом виде в правом верхнем углу. Чертежи, диаграммы, фотографии и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист. Заверительную надпись составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.
Лист-заверитель дела может быть заранее вложен в дело последним листом, перед переплетом и подшивкой. Если дело было переплетено (прошнуровано) или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела. В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе. Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ Обложки дел должны содержать следующие реквизиты: -наименование организации; -наименование структурного подразделения; -индекс дела; -номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел; -заголовок дела; -аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); -дата дела (тома, части); -количество листов в деле; -срок хранения дела; -архивный шифр дела. ПРОШИВКА (ШНУРОВКА) ДОКУМЕНТОВ В соответствии необходимо подшивать документы на четыре прокола в твердую обложку из картона. Перед прошивкой (шнуровкой) из документов необходимо удалить все металлические скрепления.
К документам, имеющим маленькое поле для подшивки, слева нужно подклеить полоску бумаги в качестве поля документа. Если в деле имеются личные документы (свидетельства, аттестаты, паспорта, дипломы, трудовые книжки и т.п.), их необходимо вложить в конверт, либо в полиэтиленовый «файл», а затем подшить в дело.
Инструкция По Архивации Документов
Пачку документов, составляющих дело зажимают в струбцине и прокалывают шилом либо сверлят специальным, который позволяет сшить документы автоматически нитками.